Okno Workflow

V tomto okně uživatel může pracovat s procesy, které se ho týkají. Pokud se uživatel nachází v okně Reporty (popsáno dále), tak okno Workflow zobrazí kliknutím na ikony větvení v pravém horním rohu. Pokud uživatel vidí ikonu bubliny s vykřičníkem, tak se již v okně nachází .

Řazení zobrazovaných procesů

Uživatel může řadit zobrazení procesů kliknutím na ikonu seznamu s šipkou . Uživateli se zobrazí nabídka, kde zvolí, dle čeho chce procesy řadit. Kliknutím na již zvolenou možnost uživatel změní řazení na vzestupné či sestupné.

Data pro řazení:

• deadline – termín úkolu
• Deadline připomínek – termín připomínek
• Datum zahájení
• Název šablony
• Název úlohy

Vyřízení úkolu

Úkol uživatel může vyřídit pouze v případě, kdy je na kroku procesu uveden jako odpovědná osoba, nebo je součástí odpovědné role.

Uživatel může vyřizovat úkoly na kartě „Moje úkoly“ s ikonou ozubeného kola. Kartu zvolí kliknutím na název s ikonou v horní liště karet.

V seznamu procesů uživatel najde proces, který chce vyřešit, a klikne na něj.

Na nově zobrazené obrazovce uživatel najde následující pole:

• Stavba – název stavy
• Odpovědná osoba – jméno odpovědného uživatele za krok
• Vedoucí – vedoucí osoba procesu
• Šablona – název šablony na které je proces vytvořen
• Zahájení – datum zahájení
• deadline – termín úkolu
• Deadline připomínek – termín pro připomínkující osoby

Zobrazení připomínek

Uživatel zobrazí připomínky kliknutím do dlaždice „Připomínky“. Uživateli se zobrazí seznam připomínek, na které lze kliknout. Takto otevře konkrétní připomínku, do které se může vyjádřit díky chatovací bublině ve spodní části obrazovky.

Zpět se uživatel dostane kliknutím na ikonu šipky v levém horním rohu.

Seznam informovaných osob

Po kliknutí na dlaždici „Seznam informovaných osob“ se uživateli zobrazí seznam osob a rolí, které se mají, vyjádřit nebo se již vyjádřili. Osoby, které u svého jména mají ikonu bubliny s vykřičníkem se musí ke kroku vyjádřit.

Správa napárovaných dokumentů

Uživatel může spravovat napojené dokumenty a složky v dlaždici „Složka“. Detail dlaždice může uživatel zobrazit kliknutím na ikonu šipky vpravo od názvu nadpisu.

Pokud není přiřazena složka nebo dokument, tak to uživatel může provést kliknutím na ikonu složky s plusem . V nově zobrazeném okně uživatel nalezne a zaškrtne složku, kterou chce připojit.

Nyní uživatel vidí připojenou složku. V dlaždici se nachází checkbox, který když je zaškrtnutý, tak se tato složka posune při schválení do dalšího kroku. Uživatel může přidat soubor do připojené složky ikonou plus v pravém horním rohu složky. Ikona křížku odpáruje danou složku.

Vyjádření a vyřízení úkolu

Uživatel může při schvalování či vrácení kroku napsat vyjádření k výsledku kroku. Toto vyjádření uvidí všechny osoby zapojené do procesu. Jedná se o formu odůvodnění. Uživatel se nemusí vyjádřit pro posun kroku.

Tlačítko „Vyřídit“ s ikonou fajfky v pravém dolním rohu slouží ke schválení kroku a posunutí procesu vpřed.

Tlačítko „Vrátit“ s ikonou kříže v levém dolním rohu slouží ke vrácení kroku a posunutí procesu vzad.

Zahájení procesu

Zahájení procesu uživatel provede na kartě „Zahájit“ označené ikonou šipky mířící doprava . Po kliknutí/přejetí na tuto kartu se zobrazí seznam workflow, které uživatel vede, ale nejsou zahájena. V dlaždici procesu jsou zobrazeny tyto údaje.:

• Název procesu
• Vedoucí osoba
• Stavba napojena na proces
• Předpokládané datum dokončení

Zobrazení detailu

Uživatel zobrazí detail procesu kliknutí do dlaždice mimo zobrazené tlačítko.

Na nově zobrazeném detailu je nově zobrazený seznam jednotlivých kroků procesu. Posunutí seznamu kroků uživatel provede přejetím prstu směrem doleva a doprava. Pokud uživatel chce zobrazit detail kroku, tak stačí aby kliknul na daný krok. Po ověření korektních informací se dostane zpět kliknutím na ikonu šipky v levém horním rohu.

Zahájení procesu

Uživatel zahájí proces kliknutím na tlačítko „Zahájit“ s ikonou šipky mířící doprava. Objeví se dialogové okno, kde uživatel potvrdí zahájení zmáčknutím tlačítka „Ano“. Zmáčknutím tlačítka „Ne“ se proces zahájení zruší.

Připomínkování procesu

Zahájení procesu uživatel provede na kartě „Sleduji“ označené ikonou oka .  

Po kliknutí nebo přejetí na tuto kartu se zobrazí seznam procesů, které uživatel může nebo musí připomínkovat. V dlaždici procesu jsou zobrazeny tyto údaje.:

• Název procesu
• Název úkolu
• Stav – zda je přidána připomínka (pokud není vidět, připomínka nebyla přidána)

Kliknutím na dlaždici s procesem uživatel zobrazí detail procesu. V něm je zapotřebí, aby našel a kliknul na dlaždici „Připomínky. V zobrazené obrazovce uživatel uvidí seznam připomínek.

Přidání připomínky uživatel provede kliknutím na červené tlačítko s ikonou plus .

V zobrazeném dialogovém okně je zapotřebí aby vyplnil Název připomínky a její obsah/popis. Uložení připomínky potvrdí kliknutím na tlačítko „Založit“. Ke zrušení ukládání slouží tlačítko „Zrušit“.

Otevření a správa připomínky

Uživatel zobrazí detail připomínky kliknutím na ni v seznamu připomínek.

V novém okně se zobrazí uživatel detail připomínky a k ní připojená diskuse. Uživatel se do diskuse může zapojit jako v chatovací službě. Ke zprávě lze připojit přílohy skrze ikonu plus vpravo od pole pro zprávu. Uživatel může připojit video, foto, nebo soubor.

Připojený soubor lze odstranit ikonou křížku v řádku souboru.

Zprávu do diskuse uživatel odešle tlačítkem ve spodním pravém rohu obrazovky s ikonou vlaštovky.

Správa procesů po termínu

Uživatel může spravovat procesy po termínu na kartě „deadline“ s ikonou kalendáře .

Na zobrazené kartě se nachází procesy, za které je uživatel odpovědný a uběhl jim termín splnění.

Zobrazení detailu

Uživatel zobrazí detail procesu kliknutím do dlaždice kroku procesu.

Na nově zobrazeném detailu jsou informace o aktuálním kroku. Uživatel zde může krok vyřídit.

Správa vedených procesů

Uživatel může spravovat procesy na kartě „Vedu“ označené ikonou dvou osob . U těchto procesů je uživatel veden jako vedoucí osoba. Po kliknutí nebo přejetí na tuto kartu se zobrazí seznam procesů, které uživatel může spravovat jako vedoucí osoba. V dlaždici procesu jsou zobrazeny tyto údaje.:

• Název workflow
• Název aktuálního úkolu

Zobrazení detailu

Uživatel zobrazí detail procesu kliknutím do dlaždice mimo zobrazené tlačítko.

Na nově zobrazeném detailu jsou informace o aktuálním kroku. Vedoucí osoba může prohlížet všechny části kroku.

Změna odpovědné osoby/role

Vedoucí osoba může změnit odpovědnou osobu/roli kliknutím na combobox „Odpovědná osoba/role“. Kliknutím na combobox rozbalí uživatel nabídku uživatelů s právem na stavbu a kliknutím na požadovaného uživatele potvrdí volbu. V novém okně zvolí uživatel komu se notifikace o změně odpovědné osoby/role odešle a uloží volbu tlačítkem „Potvrdit“.

Přepínačem vpravo od comboboxu přepne uživatel přiřazení osoby nebo role.

Změna termínů

Vedoucí osoba může změnit termín úkolu a připomínek kliknutím na ikonu tužky v daném poli . Po kliknutí na ikonu se zobrazí okno s kalendářem, kde uživatel zvolí nové datum a volbu potvrdí tlačítkem „OK“ v pravém dolním rohu. Zrušení změny provede stisknutím tlačítka „Zrušit“.

Zrušení procesu

Uživatel zruší proces tlačítkem „Zrušit“ s ikonou přeškrtnutého kruhu u daného procesu.

 V nově zobrazeném dialogovém okně uživatel potvrdí akci tlačítkem „Ano“. Může proces zrušení ukončit stisknutím tlačítka „Ne“.