Klíčové funkce (Workflow)

Založení šablony procesu

V okně Manažer staveb uživatel najde v pravém horním rohu zelené tlačítko „Založit Proces“. Po kliknutí se otevře okno s přehledem dostupných šablon
a Workflow, které může vybrat a použít. Zelené názvy šablon indikují lineární proces a modré komplexní.

Založení lineární šablony

V horní části obrazovky uživatel najde zelené tlačítko s textem „Nová lineární šablona“.

Kliknutí na tlačítko otevře nové okno s názvem „Tvorba šablony“. Je třeba vyplnit následující informace:

Název šablony a volitelný popis šablony. Uživatel může také určit, zda se bude tato šablona používat se složkami nebo jednotlivými dokumenty v procesu, podle potřeb.

Po vyplnění všech potřebných informací pokračuje kliknutím na zelené tlačítko „Další krok“ v pravém dolním rohu okna. Poté se budete nacházet ve fázi definování jednotlivých kroků šablony.

Kroky šablony:

Okno pro definování kroků Workflow se obvykle dělí na dvě hlavní části.

Levá část obsahuje detaily konkrétního kroku, včetně názvu kroku, popisu (volitelné), možnosti schvalování dokumentů, možnosti návratu zpět v procesu
možnost restartovat deadline při vrácení kroku zpět nebo omezení provádění úkolu na pracovní dny.

Pravá část okna je na začátku prázdná, ale po vyplnění informací pro každý krok budou zobrazeny seznamy kroků, což pomůže uživateli sledovat, kolik kroků již má nastaveno.

Pro navigaci skrze nastavení kroků může uživatel použít tlačítka v pravém dolním rohu obrazovky. Tlačítko „Předchozí krok“ vrátí uživatele na nastavení názvu šablony, zatímco tlačítko „Další krok“ umožní přidat další krok. Pokud má uživatel všechny kroky nastaveny podle svých požadavků, kliknutím na tlačítko „Dokončit šablonu“ tvorbu dokončí.

Název lineární šablony bude zelený v okně Šablony Workflow.

Založení komplexní šablony

V horní části obrazovky uživatel najde modré tlačítko s textem „Nová komplexní šablona“. Kliknutím na tlačítko otevře nové okno s názvem „Tvorba šablony“.

V horní liště obrazovky uživatel vyplní název šablony a zvolí, zda se bude šablona přiřazovat přímým dokumentům nebo celým složkám.

Uživatel také může vybrat typy uzlů. Existují 4 základní typy uzlů:

Čtverec reprezentuje úkol.

Kosočtverec představuje podmínku. Podmínku uživatel napáruje na více úkolů. Ve fázi dokončení úkolu v podmínce zvolí uživatel kterou cestou se větev posune.

Kruh s nápisem ‚AND‘ označuje slučovač cest. Uživatel do slučovače napáruje větve. Dokud všechny větve nebudou splněny, slučovač nepustí tok úkolů dál.

kruh s nápisem ‚OR‘ symbolizuje operátor ‚NEBO‘. Uživatel do operátora napáruje větve. Větev, která doputuje do operátora jako první, bude puštěna dále zatímco zbylé větve se stanou neaktivní.

kruh s nápisem ‚SPLIT‘ indikuje rozvětvení do více samostatných větví. Uživatel zde napáruje jednu větev. Z rozvětvení uživatel sestaví více samostatných větví úkolů, které se spustí najednou

Tyto typy uzlů lze přidávat přetažením z lišty do pracovní oblasti schématu, které se nachází pod lištou.

Detaily uzlu lze upravit dvojitým poklepáním na uzel v okně schématu. Pro spojení uzlů lze použít myš. Když uživatel najede myší na typ uzlu, objeví se body, ze kterých může vazba vzniknout. Stisknutím a podržením levého tlačítka myši na tomto bodě a přetažením ho k uzlu nebo bodu, kam má vazba vést. Kurzor myši by měl následovat šipku, která reprezentuje danou vazbu. Po uvolnění tlačítka myši se vazba nastaví. Po dokončení tvorby stačí, aby uživatel kliknul na tlačítko ‚Uložit‘ v levém horním rohu obrazovky.

Název komplexní šablony bude modrý v okně Šablony Workflow.

Počet WF v šabloně

Skrze Manažera Workflow kliknutím na tlačítko Založit nové Workflow se zobrazí okno Workflow šablony. U každé šablony vlevo od ikony popelnice je uveden počet procesů, který je založen pod touto konkrétní šablonou.

Mazání šablony

V okně Workflow šablony je třeba najít cílenou šablonu. Nyní je nutno, aby uživatel nalezl v řádku dané šablony ikonu popelnice . Po kliknutí na ikonu bude třeba akci smazání potvrdit. Šablona lze mazat pouze v případě, kdy pod ní není založené Workflow.

Založení samostatného procesu

Hledání šablony

V horním levém rohu okna, kde se zobrazují seznamy šablon a příslušných Workflow, uživatel nalezne vyhledávací pole. Uživatel zadá název hledané šablony do tohoto vyhledávacího pole a stiskne klávesu Enter na klávesnici. První výsledek vyhledávání se nyní označí a zobrazí se všemi svými podrobnostmi. V pravé části pole vyhledávání uživatel uvidí, kolik výsledků hledání existuje, a který výsledek je aktuálně označen. Výsledky lze procházet pomocí ikon šipek  vedle čísel v pravé části pole. Pokud má být hledání zrušeno za cílem vrátit se k běžnému seznamu šablon, uživatel použije ikonu křížku, která se nachází zcela vpravo v poli vyhledávání.

Založení nového lineárního procesu

V okně Workflow šablony je nutno nalézt šablonu, na jejíž základu se bude zakládat konkrétní workflow. Po nalezení šablony uživatel stiskne zcela vpravo v řádku zelené tlačítko “Přidat“ s ikonou plus. Nyní se otevře nové okno s konfigurací procesu.

Základní údaje Workflow

Nyní se uživatel nachází v prvním okně aplikace procesu, obsahující základní informace.

Tato obrazovka se dělí na dvě části. V levé části je sekce pro základní informace
a informované osoby/role. Lze zvolit název Workflow, určit vedoucí osobu, rozhodnout, zda se bude přikládat k celému procesu složka DMS, jednotlivé dokumenty, nebo budou data sdílena napříč jednotlivými kroky. Také lze stanovit předpokládanou dobu dokončení procesu.

V pravé části jsou jednotlivé kroky procesu. Tento panel bude uživatele provázet celým nastavením procesu. Funkce budou detailněji popsány v další části Detail kroku.

Zcela dole je k dispozici také pole pro popsání celého procesu, aby bylo jasné, k čemu tento proces slouží.

Panel informovaných osob/rolí umožňuje přidávat lidi nebo role, které celý proces mohou nebo musejí připomínkovat. Toto okno je k nalezení i v detailu jednotlivých kroků pro nastavení osob pouze pro jednotlivé kroky. Informované osoby na celý proces budou propsány do jednotlivých kroků, aby se uživatel lépe orientovali v připomínkujících osobách.

V panelu uživatel přidá novou osobu nebo roli pomocí ikony „Přidat/Přidat roli“ v horním panelu. Napíše jméno osoby nebo název role do pole. Zaškrtne checkbox před polem, pokud chce, aby tato osoba/role musela podat připomínku před schválením kroku.

Nápovědu uživatel zobrazí najetím na ikonu dotazníku . Levé tlačítko nastavení v horním panelu obsahuje parametry, jako je odklad připomínek (časový rámec pro vyjádření), a také volbu, od koho budou informované osoby dostávat notifikace.

Nyní uživatel má vytvořený seznam osob/rolí, které jsou zapojeny do procesu Workflow. Osoby a role lze mazat ikonou popelnice v poli u daného cíle zcela vpravo .

Příklad: Na procesu jsou tři informované osoby: Tomáš Nejedlý, Alena Nová a Michal Strouhal. Tomáš Nejedlý může dostávat notifikace o připomínkách od Aleny Nové, ale ne od Michala Strouhala, protože je pro něj nedůležitý.

Po dokončení nastavování základních informací stačí stisknout zelené tlačítko Pokračovat v pravém horním rohu.

Detail kroku

Pro navigaci v těchto oknech je zapotřebí použít tlačítka v pravém horním rohu obrazovky. Tlačítko Základní informace uživatele dostane do výše popsaného okna. Tlačítka Předchozí krok a Další krok dle názvu posunou uživatele daným směrem
v procesu.

• Odpovědnost

Uživatel může nastavit, kdo je odpovědný za daný krok nebo proces, jaký je termín pro jeho dokončení a také termíny pro připomínky informovaným osobám.

Přepínač odpovědnosti: Lze zvolit, zda na kroku bude odpovědná konkrétní osoba nebo role. To umožňuje flexibilitu při přiřazování kroků.  

Pole pro vyplnění odpovědnosti: Zadání jména osoby nebo názvu role, která je odpovědná za tento krok. Lze vyhledat konkrétní osobu nebo roli v systému.

Přepínač termínů: Zde je možnost zvolit, zda termíny budou udávány v počtu dní (počet dnů pro splnění úkolu od data spuštění) nebo přesným datem.

Checkbox Probíhá pouze v pracovní dny: Tato volba slouží pro nastavení, zda se termín bude počítat pouze v pracovní dny.

Checkbox Možnost připomínkovat po deadline: Tato volba slouží pro nastavení, zda informovaná osoba může připomínkovat i po termínu.

Pole pro termín úkolu: Zde se zadá termín, do kterého musí být krok dokončen. Datum nebo počet dní (závisí na předchozím nastavení) od spuštění kroku.

Pole pro termíny pro připomínky informovaným osobám: Zde lze nastavit termíny, do kterých musí informované osoby vyjádřit své názory nebo připomínky. Je možno stanovit termíny v počtu dní nebo přesná data. Záleží na uživateli.

• Informované osoby

Panel informovaných osob/rolí umožňuje přidávat lidi nebo role, které na tomto kroku mohou nebo musejí připomínkovat.

V panelu uživatel přidá novou osobu nebo roli pomocí ikony v pravém horním rohu panelu . Napíše jméno osoby nebo název role do pole. Zaškrtne checkbox před polem, pokud chce, aby tato osoba/role musela podat připomínku před schválením.

Uživatel může kliknout na možnost „Hromadně přidat“ . V nově zobrazeném okně uživatel může v tabulce nalézt osoby nebo role (osoby nahoře, role dole). Uživatel zvolí informovanou osobu v tabulce zeleným tlačítkem „Informovat“. Uživatele lze z informovaných osob odebrat kliknutím na červené tlačítko „Zrušit informování“, nebo na křížek u jeho jména v pravé části obrazovky v sekci „Seznam osob“. Uživatel dokončí změny tlačítky ve spodní části okna.

Tlačítko „Nastavení“ s ikonou ozubeného kola obsahuje parametry, jako je odklad připomínek (časový rámec pro vyjádření), a také volbu, od koho budou informované osoby dostávat notifikace. Upravitelné pole jsou podtrženy jako na obrázku.

Nyní je vytvořený seznam osob/rolí, které jsou zapojeny do procesu Workflow. Osoby a role lze mazat ikonou popelnice v poli u daného cíle zcela vpravo.

• Kroky procesu

U každého kroku je vidět červený vykřičník. To je indikátor vyplnění. Takto na první pohled uživatel zjistí, které kroky již nastavil a které ne.

Může stisknutím a podržením na ikoně vpravo  v řádku kroku krok přesunout nahoru a dolu v pořadí. Při kliknutí na řádek kroku si zobrazí daný detail kroku.

• Detail úkolu

Základní nastavení obsahuje název úkolu, popis úkolu, zadání a možnost přidat povinnost nahrání dokumentu odpovědnou osobou. Dále určuje, zda lze z kroku vrátit proces o krok zpět.

V pokročilém nastavení jsou další možnosti, jako je restartování termínu při návratu kroku zpět. Kromě toho lze nastavit, že se úkol schválí automaticky po uplynutí termínu. V neposlední řadě uživatel může zálohovat přiložené soubory po schválení a určit cestu složky DMS kam se záloha nakopíruje, vloží, nebo nasdílí jako odkaz. Lze nastavit oprávnění odpovědné osobě ke změně cesty. Cesta se zadává nebo mění ikonou lupy v poli “Cesta cílové složky“. Tyto soubory lze zkopírovat podruhé díky možnosti “Zálohovat zkopírované soubory“. Nastavení je zcela totožné jako
u předešlé zálohy.

• Akce po schválení

V této sekci uživatel nalezne metadata stavby a akce po schválení kroku.

Metadata

Metadata zde zobrazená jsou metadata modulu „Dokumenty“, které lze nastavit v nastavení staveb. Každý krok může mít jinou hodnotu u každé kategorie metadat. Metadata uživatel zobrazí zaškrtnutím checkboxu „Nastavit metadata u přiložených dokumentů“. Do zobrazených polí uživatel může vypsat hodnoty metadat.

Kopírování souborů z kroku

Uživatel může nastavit, aby se připojené dokumenty zkopírovali do složky, kam se mají zálohovat. Aby se toto stalo, musí uživatel zaškrtnout checkbox „Po skončení úlohy zkopírovat soubory“.

Nyní se uživateli zobrazí možnost zvolit cestu cílové složky, kam se budou soubory kopírovat. To provede kliknutím na ikonu lupy v poli „Cesta cílové složky“. Uživatel může v zobrazeném okně nalézt danou složku, nebo kliknout pravým tlačítkem a vybrat možnost „Přidat složku do aktuální“. To vytvoří složkou novou. Dokud je její název označen, tak uživatel může upravit psaním její název.

Zvolenou složku může uživatel zobrazit kliknutím na ikonu oka v poli. Nad polem uživatel může povolit či zakázat, aby odpovědná osoba kroku mohla měnit cílovou složku. Vpravo od pole s cestou složky uživatel může v comboboxu vybrat typ akce.

Typ akce je:

• Kopírovat (kopírování dokumentu)
• Vyjmout (vyjmutí)
• Sdílená kopie (tvorba sdílené kopie dokumentů)
• Přesunout s cestami: tato akce je dostupná pouze při tvorbě WF nad dokumentem z modulu DMS. Akce zkopíruje společně s dokumentem cestu k dokumentu

Uživatel nyní může zálohovat kopírované soubory. To provede zakliknutím checkboxu „Zálohovat zkopírované soubory“. Nastavení zálohy je stejné jako
u kopírování.

Založení nového komplexního procesu

Základní údaje Workflow

V okně Šablony procesů je nutno nalézt šablonu, na jejíž základu se bude zakládat konkrétní proces. Po nalezení šablony s modrým textem uživatel stiskne zcela vpravo v řádku zelené tlačítko “Přidat“ s ikonou plus   . Nyní se otevře nové okno s konfigurací procesu.

Uživatel zde vidí. že existují 4 základní typy uzlů:
Čtverec reprezentuje úkol, kosočtverec představuje podmínku, kruh s nápisem ‚AND‘ označuje rozdělovač cesty ‚A‘, kruh s nápisem ‚OR‘ symbolizuje operátor ‚NEBO‘,
a kruh s nápisem ‚SPLIT‘ indikuje uzly, které se mají rozdělit.

Uživatel musí vyplnit název procesu v poli v horní šedé liště. Poté může zvolit, zda se k procesu budou přidávat dokumenty, nebo složky z DMS. Také uživatel může nastavit, zda se dokumenty budou sdílet napříč procesem mezi kroky.

Vyplnění vedoucí osoby procesu

Další důležitým krokem je zvolení vedoucí osoby procesu. Pole se nachází zcela vpravo v horní šedé liště. Uživatel může začít psát jméno vedoucí osoby a našeptávač mu nabídne uživatele s největší shodou vůči textu uživatele. Uživatel z našeptávače může zvolit osobu kliknutím levého tlačítka myši.

Další metoda je kliknutí na ikonu lupy.  Takto se uživatel dostane do okna číselníku všech uživatelů. Zde najde a vybere vedoucí osobu dvojklikem myši na řádek se jménem uživatele.

Detail kroku

Pro otevření detailu kroku musí uživatel kliknout na krok v diagramu pod údaji
o procesu. Otevření detailu je pouze možné na krocích procesu (čtverec)
a podmínkách procesu (kosočtverec).

Nyní uživatel před sebou vidí okno detailu kroku. Dále bude popsána každá část tohoto okna.

• Odpovědnost

Uživatel může nastavit, kdo je odpovědný za daný krok nebo proces, jaký je termín pro jeho dokončení a také termíny pro připomínky informovaným osobám. Tato část je v levé horní části obrazovky.

Přepínač odpovědnosti: Lze zvolit, zda na kroku bude odpovědná konkrétní osoba nebo role. To umožňuje flexibilitu při přiřazování kroků.

Pole pro vyplnění odpovědnosti: Zadání jména osoby nebo názvu role, která je odpovědná za tento krok. Lze vyhledat konkrétní osobu nebo roli v systému pomocí ikony lupy nebo našeptávače.

Přepínač termínů: Zde je možnost zvolit, zda termíny budou udávány v počtu dní (počet dnů pro splnění úkolu od data spuštění) nebo přesným datem.

Pole pro termín úkolu: Zde se zadá termín, do kterého musí být krok dokončen. Datum nebo počet dní (závisí na předchozím nastavení) od spuštění kroku.

Checkbox Probíhá pouze v pracovní dny:

Tato volba slouží pro nastavení, zda se termín bude počítat pouze v pracovní dny.

Pole pro termíny pro připomínky informovaným osobám: Zde lze nastavit termíny, do kterých musí informované osoby vyjádřit své názory nebo připomínky. Je možno stanovit termíny v počtu dní nebo přesná data. Záleží na přechozím nastavení termínů.

• Informované osoby

Panel informovaných osob/rolí umožňuje přidávat lidi nebo role, které na tomto kroku mohou nebo musejí připomínkovat.

V panelu uživatel přidá novou osobu nebo roli pomocí tlačítek v pravém horním rohu panelu.  

Napíše jméno osoby nebo název role do pole. Zaškrtne checkbox před polem, pokud chce, aby tato osoba/role musela podat připomínku před schválením. Nápovědu uživatel získá najetím kursorem na ikonu otazníku . Tlačítko „Nastavení“ v pravém horním rohu obsahuje parametry, jako je odklad připomínek od startu kroku (časový rámec pro vyjádření), a také volbu, od koho budou informované osoby dostávat notifikace.

Nyní je vytvořený seznam osob/rolí, které jsou zapojeny do procesu Workflow. Osoby a role lze mazat ikonou popelnice v poli u daného cíle zcela vpravo. Osoby a role lze odlišit ikonou v poli zobrazenou.

Role:

Osoba:

• Detail kroku

Informace o kroku samotném se nachází ve spodní části okna. Uživatel zde nalezne název kroku, jeho popis a nastavení.

Základní nastavení obsahuje název úkolu, popis úkolu, zadání a možnost přidat povinnost nahrání dokumentu odpovědnou osobou. Dále určuje, zda lze z kroku vrátit proces o krok zpět nebo zda se restartuje termín při návratu kroku zpět. Další možnost je nastavení schválení kroku po uplynutí termínu.

• Akce po schválení

V sekci „Akce po schválení“ uživatel může spravovat metadata a zálohovat přiložené soubory po schválení. Metadata uživatel může zobrazit zaškrtnutím checkboxu „Nastavit metadata u přiložených dokumentů“. Po této akci se uživateli zobrazí nastavená metadata a uživatel je může vyplnit. U záloh je možné určit cestu složky DMS kam se záloha nakopíruje, vloží, nebo nasdílí jako odkaz. Lze nastavit oprávnění odpovědné osobě ke změně cesty. Cesta se zadává nebo mění ikonou lupy v poli “Cesta cílové složky“. “. Uživatel může v zobrazeném okně nalézt danou složku, nebo kliknout pravým tlačítkem a vybrat možnost „Přidat složku do aktuální“. To vytvoří složkou novou. Dokud je její název označen, tak uživatel může upravit psaním její název.

Tyto soubory lze zkopírovat podruhé díky možnosti “Zálohovat zkopírované soubory“. Nastavení je zcela totožné jako
u předešlé zálohy.

Uživatel dokončí úpravu kroku tlačítkem „Uložit“ ve spodní části obrazovky.  

Proces úprav lze zrušit ikonou křížku v pravém horním rohu v červené liště. Také to lze provést zmáčknutím tlačítka „Zrušit“ ve spodní části obrazovky.  

Uživatel musí pamatovat, že pokud úpravy zruší, tak všechny změny ztratí.

Nyní uživatel musí vyplnit všechny kroky v diagramu pro možnost dokončení tvorby procesu. Nevyplněné kroky mají u sebe červenou ikonu vykřičníku v diagramu
a vyplněné ne.

Dokončení tvorby procesu

Uživatel může dokončit proces zeleným tlačítkem „Dokončit“ v levém horním rohu okna s diagramem.

Pokud se uživateli zobrazí tato hláška, tak nevyplnil odpovědné osoby ve všech krocích.

Po kliknutí na tlačítko „Dokončit“ se proces uloží.

Zrušení celého procesu zakládání lze provést kliknutím na ikonu křížku v pravém horním rohu. Toto zruší veškerou provedenou práci a smaže se.

Založení skrze již založené Workflow

Aplikovat s úpravou

V okně Workflow šablony uživatel najde šablonu, pod kterou je Workflow založeno. Po nalezení šablony rozklikne řádek šablony šipkou vlevo od názvu. Nyní má před sebou seznam Workflow pod danou šablonou. Po nalezení Workflow k aplikování zmáčkne ikonu tužky  v pravé části řádku. Nyní vidí detail Workflow. Upraví proces dle potřeby a na konci nastavování stiskne zelené tlačítko Dokončit v pravé horní části obrazovky.

Aplikovat beze změn – kopií

V okně Workflow šablony uživatel najde šablonu, pod kterou je Workflow založeno. Po nalezení šablony rozklikne řádek šablony šipkou vlevo  od názvu. Nyní vidí před sebou seznam Workflow pod danou šablonou.

U cílového Workflow nalezne ikonu pro kopírování  a stiskne ji. Nyní má před sebou okno, kde vidí informace o celém procesu. Musí upravit Název nového Workflow
a může zadat i předpoklad zahájení. Po vyplnění stiskne zelené tlačítko zahájit v dolní části obrazovky.

Smazání Workflow

V okně “Workflow šablony“ uživatel najde šablonu, pod kterou je Workflow založeno. Po nalezení šablony rozklikne řádek šablony šipkou vlevo od názvu. Nyní vidí před sebou seznam Workflow pod danou šablonou. Po nalezení Workflow ke smazání stačí zmáčknout ikonu popelnice

 zcela vpravo v řádku daného Workflow. Proces mazání bude trvat pár vteřin.

Změna termínu připomínek kroku, jednotlivých osob a úkolu samostatného

Změna termínu kroku a připomínek

Uživatel může změnit termín připomínek kroku nebo termín připomínek jednotlivým uživatelům. Daný uživatel musí být vedoucí osoba, nebo mít administrátorem přiřazené právo „Správce deadlinů WF“.

Uživatel musí otevřít detail kroku.

Uživatel v detailu kroku může změnit termín dokončení úkolu a připomínek v části „Detail úkolu“, která se nachází v pravém horním rohu obrazovky. Zde uživatel může kliknutím na ikonu kalendáře změnit datum termínů. Termín úkolu musí být delší než termín připomínek.

Změna termínu připomínek pro jednotlivé informované osoby

Pro změnu termínu jednotlivých osob musí uživatel nalézt sekci „Seznam informovaných osob“. Vpravo od nadpisu se nachází ikona ozubeného kola. Pro nastavení je zapotřebí, aby na ni uživatel kliknul.

V nově zobrazeném okně uživatel může u každé informované osoby nastavit odklad nebo termín připomínek. Veškerá data se zapisují formou počtu dnů.

Odklad je počet dní od začátku kroku, kdy informované osoby nemohou připomínkovat. Datum lze zadat ve sloupci „Odklad připomínek“. Datum konce odkladu se nachází ve sloupci „Datum od kdy připomínky“.

Termín připomínky pro danou osobu uživatel upraví ve sloupci „Do kdy připomínky“. Zde uživatel zadá počet dní do kdy má informovaná osoba čas. Konečné datum se zobrazí ve sloupci „Datum do kdy připomínky“.

Uživatel změny uloží tlačítkem „Uložit“ ve spodní části obrazovky.