Navigace a vyhledávání

V tomto článku najdete, jak vyhledat dokument nebo složku v DMS, jak používat vyhledávací pole, jak se pohybovat mezi výsledky a jak zkopírovat cestu ke složce. Pomůže vám také, pokud hledáte strom složek, přechod mezi složkami nebo kopii cesty do schránky.

Stromová struktura

Funkce „Stromová struktura“ v levé části obrazovky umožňuje procházení a pohledu na složky ve formě seznamu. Funkce poskytuje ucelený pohled pro efektivní navigaci a vyhledávání složek.

Strom složek

Vyhledávací pole s ikonou lupy v levé horní liště slouží k vyhledání dokumentů a složek v rámci DMS. Uživatel zadá hledaný výraz a stiskne „Enter“. Po dokončení hledání se v poli zobrazí možnost přecházet mezi nalezenými výsledky pomocí šipek. Díky tomu lze rychle najít správný dokument nebo složku.

Navigace v cestě otevřených složek

Mezi složkami se může uživatel pohybovat za pomoci stromu vlevo, v hlavní tabulce nebo přes cestu zobrazenou nad tabulkou. Kliknutím na název složky v cestě otevře uživatel příslušné umístění.

Uživatel může kliknout na název v dané cestě pro zobrazení dané složky, nebo použít boční tlačítka myši. Tato tlačítka budou fungovat do doby, dokud uživatel nezavře okno modulu Dokumenty.

Pomocí ikony dvou listů zkopíruje uživatel cestu ke složce do schránky.

Hloubkové hledání (OCR)

Hloubkové vyhledávání slouží k vyhledávání uvnitř dokumentů (konkrétní text).

V liště v horní části obrazovky uživatel musí najít tlačítko označené jako „Hloubkové vyhledávání“ a kliknout na něj. Otevře se nové okno s vyhledávacím rozhraním.
V tomto novém okně se nachází pole, kam lze zadat vyhledávaný výraz.
Po zadání vyhledávacího výrazu a stisknutí tlačítka „Hledej“ software provede vyhledávání v rámci dokumentů na základě zadaného výrazu. Výsledky vyhledávání se uživateli zobrazí v seznamu pod vyhledávacím polem.

Pokud uživatel chce otevřít dokument v jeho umístění v rámci stromové struktury, je zapotřebí kliknout na ikonu složky v seznamu výsledků. Pro zobrazení samotného dokumentu lze stisknout ikonu lupy na dokumentu v seznamu výsledků. Hloubkové vyhledávání lze zvolit i v kontextovém menu na složce.

Nastavení sloupců v tabulce dokumentů

Zobrazení tabulky lze upravit dle preferencí uživatele. Na střední části obrazovky se nachází tabulka obsahující data. V hlavičce tabulky na pravé straně je umístěna ikona ozubeného kolečka . Po kliknutí uživatelem na ikonu se zobrazí dialogové okno, ve kterém lze vybrat, které sloupce mají být zobrazeny. Po výběru stačí jednoduše zavřít dialogové okno a tabulka se aktualizuje s vybranými sloupci.

Resetování nastavení sloupců se provede kliknutím na již zmíněnou ikonu pravým tlačítkem myši.

Filtrování / řazení souborů a verzí

Funkce umožňuje efektivně pracovat s obsahem tabulky dokumentů a verzí.
Pro využití funkce uživatel může postupovat následovně:

V tabulce dokumentů i verzí se nachází ikona trychtýře u názvu sloupců. Po kliknutí na tuto ikonu lze provádět filtrování obsahu dané tabulky pomocí dat zvoleného sloupce. Otevře se dialogové okno pro filtrování, kde lze zadat kritéria filtru, například vybrat hodnoty nebo rozmezí dat.

V hlavní dokumentové tabulce je možné změnit řazení sloupců. Stačí přetáhnout sloupec doleva nebo doprava, čímž se změní jejich pořadí v tabulce. Vlevo v hlavní tabulce se nachází checkbox, které umožňuje označit nebo odznačit veškerý obsah otevřené složky.