Skip to main content
< Všechny témata
Tisknout

Rozšířené funkce dokumentů

Zveřejněno
Aktualizováno

Tento článek popisuje rozšířené funkce v modulu Dokumenty. Najdete zde, jak zkopírovat odkaz na dokument, vložit odkaz na dokument v DMS nebo u prvku, sdílet soubor přes URL odkaz a nastavit notifikace k dokumentu nebo složce. Naleznete zde odpověď pro dotazy link na soubor, sdílení dokumentu, vložit odkaz nebo notifikace dokumentu.

Tvorba a vkládání odkazů dokumentů napříč DMS a prvky

Odkaz na dokument vytvoří uživatel za pomoci kontextového menu, tlačítkem „Kopírovat“ v horní liště nebo pomocí klávesové zkratky Ctrl+C při označení souboru. Pro vložení odkazu použije uživatel kontextové menu a možnost „Vložit odkaz“. Tento postup slouží pro propojení dokumentů mezi DMS a jednotlivými prvky systému.

Sdílení URL souboru

Uživatel vybere soubor, který chce sdílet, a v kontextovém menu vybere možnost „Link do schránky“. V novém okně nastaví platnost odkazu a počet povolených stažení. Po kliknutí na „Vygenerovat odkaz“ vznikne URL adresa, kterou může zkopírovat a poslat dál.

Nastavení notifikací při práci s prvkem

Pro nastavení notifikací uživatel musí vyvolat na cíleném prvku v kontextovém menu a v něm zvolit možnost “Notifikace dokumentu“. Poté stačí nastavit atributy notifikace popsané níže. V kartě „Na požádání“ uživatel vyplní jednorázové odeslání notifikace. Může zde vyplnit text, který se uživatelům zašle s notifikací. Na kartě „Expirace“ uživatel může notifikaci naplánovat na konkrétní datum a čas.

Informovaná osoba v emailové notifikaci „Na požádání“ obdrží informaci o odesílateli notifikace.

Dokument:

Uživatel má na výběr ze dvou možností upozornění. Buď „Na požádání“ nebo „Expirace“. U možnosti „Na požádání“ lze vytvořit jednorázovou notifikaci pro okamžité zaslání. Možnost „Expirace“ slouží pro odložené upozornění notifikovaného uživatele.

Informované osoby uživatel přidá kliknutím na ikonu plus vedle stejnojmenného nadpisu. V číselníku stačí do pole začít psát jméno nebo email osoby a našeptávač nabídne největší shodu.

Data:

Složka:

  • Notifikace do emailu zadávajícího uživatele
  • Sledování nahrávání a mazání
  • Ihned po provedení akce, nebo periodicky seznam změn

Notifikaci může uživateli nastavit i Administrátor stejným způsobem. Stačí, aby zvolil v tabulce konkrétní osobu, které chce notifikaci nastavit a postupovat dále jako vždy.

Smazání notifikace administrátor provede kliknutím na tlačítko „Smazat notifikaci“.

Štítky:
Obsah