Klíčové strany Workflow

Osoba

Osoba je jeden uživatel, který je odpovědný/informovaný/vede daný proces.

Role

Role je skupina osob. Pokud je role přiřazena do Workflow, tak s danou úlohou může pracovat jakákoliv osoba z dané role.

Odpovědná osoba / role

V následující podkapitole je popsána funkce odpovědných osob.

Vyřízení kroku

Pro vyřízení kroku v okně Workflow – Manažer v kategorii „Moje úkoly k vyřízení“ stačí, aby uživatel našel požadovaný úkol a kliknul na tlačítko „Vyřídit“ v pravém dolním rohu oblasti s cílovým úkolem.

Posun úkolu

V levém horním rohu obrazovky se nachází pole pro vyjádření. Do pole uživatel může uvést vyjádření, které se týká provedení úkolu. Toto vyjádření bude viditelné pro následující a předcházející kroky v rámci procesu.

Po napsání vyjádření se v pravé horní části obrazovky zobrazí bílý panel s dvěma tlačítky: „Vrátit zpět“ a „Posunout dále“. Posunutím úkolu postoupí krok do další fáze procesu, zatímco vrácením zpět ho můžete vrátit na předchozí krok.

Pokud uživatel rozhodne vyjádření nenapsat, klikne na ikonu šipky vedle tlačítka „Posunout dále“ a stisknout možnost „Posunout dále bez vyjádření“.

Je důležité poznamenat, že pokud je tlačítko „Vrátit zpět“ neaktivní, zašedlé, nebo nezobrazené, znamená to, že úkol nelze vrátit, nebo aktuální krok je prvním krokem v procesu a nemá žádný předchozí krok.

Dokumenty navázané ke kroku

Přidat, upravit a smazat dokumenty v rámci konkrétního kroku procesu se provádí
v panelu Dokumenty, který se nachází v pravém dolním rohu obrazovky.

• Přidání a úprava

Pro úpravy z DMS v panelu Dokumenty je zapotřebí, aby uživatel našel ikonu lupy  ve středu panelu a klikl na ni.

Po kliknutí na tuto ikonu se otevře nové okno, kde bude moct přidat nové dokumenty nebo upravit existující dokumenty přiřazené ke kroku.

V tomto okně může provést různé úpravy, včetně přidávání nových dokumentů nebo upravování složek v Document Management System (DMS), které jsou přiřazeny k tomuto konkrétnímu kroku.

Jakmile uživatel dokončí požadované změny, může je potvrdit tlačítkem na spodní části obrazovky nebo zrušit úpravy, pokud je to potřeba.

Ikonou plus uživatel nahraje dokumenty přímo ze zařízení.

• Posunutí dokumentu

Napárované dokumenty lze posunout schválením či vrácením. Znamená to, že nahrané dokumenty budou také napárovány a k dispozici další odpovědné osobě nebo roli.

Zda se dokumenty posunou lze zvolit checkboxem v panelu Dokumenty vedle ikon v horní části panelu.

Přidání poznámek

Přidání poznámek k úkolu lze tlačítkem “Přidat poznámku“, které zobrazí žluté pole poznámky.

Zde uživatel může napsat libovolný text, který uloží ikonou diskety u poznámky. Stejné platí pro smazání, akorát stačí zmáčknout ikonu koše.

Připomínky k úkolu od informovaných osob

Druhý panel v levé části obrazovky obsahuje Připomínky od informovaných osob. Zde jsou k nalezení všechny připomínky, které byly podány informovanými osobami.

Každá připomínka zahrnuje název, podrobný popis, datum založení a možnost otevření diskuse. Pokud je třeba zobrazit více informací o připomínce a případně diskutovat ohledně ní s autorem, uživatel klikne na tlačítko „Detail“. V detailu připomínky je také možné vést interní konverzaci v souvislosti s danou připomínkou.

K diskusním zprávám lze nahrát dokumenty ze zařízení pomocí ikony šipky  nebo z modulu DMS pomocí ikony dokumentu , které se nachází v pravé dolní části.

Druhý panel v pravé části obsahuje popis připomínky.

V detailu kroku uživatel vidí, kdo z informovaných osob již podal připomínku a kdo ne. Ikona vedle jména indikuje, zda se jedná o konkrétní osobu  nebo roli .

U osob a rolí, které mají povinnost podat připomínku, se vpravo vedle jména zobrazuje rudé kolečko s ikonou chatovací bubliny a vykřičníkem . U osob a rolí, které připomínku již podaly, se bublina zbarví do zelené barvy a před jejich jménem se objeví zelená ikona fajfky, což indikuje, že již připomínku podali.

Komunikace mezi kroky

V pravé části se nachází panel „Přehled aktivit“. Zde uživatel nalezne seznam schválení a vrácení, která souvisejí s tímto krokem. Název akce ukazuje, na který krok se daná akce vztahuje, a také její typ. Schválení kroku, vrácení kroku nebo úpravy Také je uveden autor dané akce a čas, kdy byla provedena.

Metadata

Uživatel v panelu „Akce po schválení“ může upravit metadata daného kroku. Pokud metadatům byla přiřazena hodnota při zakládání workflow, tak budou vyplněna i pro odpovědnou osobu.

Vedoucí osoba

Zrušení Procesu

V obrazovce Workflow na kartě Manažer uživatel musí najít kategorii “Vedu“. Po nalezení cílového procesu je pro zrušení nutné, aby uživatel kliknul na červené tlačítko “Zrušit“ v pravé části daného Workflow.

Přejmenování procesu a úkolu

Vedoucí osoba může přejmenovat proces a úkol. Toto uživatel provede po otevření detailu aktivního kroku. To uživatel provede kliknutím na tlačítko „Podrobnosti“ u daného procesu.

V novém okně uživatel najde nezahájený nebo aktuální krok. Po kliknutí na krok se pod seznamem otevře náhled kroku.

První uživatel uvidí název workflow a kroku. Skrze ikonu tužky uživatel může upravit název úkolu a procesu.

Po úpravě uživatel dokončí změny kliknutím na ikonu diskety.

Odeslání notifikace procesu po termínu

Vedoucí osoba může odeslat emailovou notifikaci odpovědné osobě v den termínu, nebo po něm. Uživatel je schopen email odeslat z detailu kroku. V detailu kroku uživatel musí najít sekci „Detail kroku“ v pravé části obrazovky. V řádku „Deadline úkolu“ se nachází ikona obálky. Po kliknutí na ni se uživateli zobrazí dialogové okno. V něm stačí potvrdit odeslání. Pokud ikona obálky není viditelná, tak uživatel nezobrazil detail kroku jako vedoucí osoba, nebo je termín kroku stále daleko.

Úprava podrobností Workflow

Zobrazení stavu kroku

V okně Workflow na kartě Manažer je nutné vybrat kategorii „Vedu“. Nalézt cílové Workflow, na které se chce uživatel podívat, a kliknout na tlačítko „Podrobnosti“ v pravé části řádku tohoto Workflow.

Otevře se nové okno se seznamem kroků tohoto procesu. Každý krok má určitou barvu, která indikuje jeho stav. Zelený krok je schválený, šedý krok je aktuálně v průběhu a odpovědná osoba na něm pracuje. Červený krok byl vrácen do předchozího stavu. V horní části okna lze vidět název kroku a v dolní části popis kroku. Pokud je zapotřebí získat více informací o konkrétním kroku, stačí na něj kliknout a otevře se jeho detailní okno.

Změna názvu a popisu kroku

V okně Detail kroku je nutné najít název a popis kroku. Uživatel kliknutím na ikonu tužky zahájí provádění změn. Po úpravě v polích uživatel dokončí úpravy stisknutím ikony přeškrtnuté tužky .

Export komunikace na kroku

Pro export je nutné otevřít detail konkrétního kroku, ve kterém se má provést export komunikace.

Nahoře v pravém rohu části „Přehled aktivit“, se nachází tlačítko „Exportovat“ . Po kliknutí na toto tlačítko se vygeneruje soubor obsahující veškerou komunikaci spojenou s tímto krokem.

Tento soubor lze následně uložit do zařízení nebo do systému pro správu dokumentů (DMS).

Zobrazení jednotlivých připomínek (nelze diskutovat)

Vedoucí osoba má možnost prohlížet jednotlivé připomínky ke konkrétnímu kroku, avšak nemůže přímo komunikovat v rámci diskuse k připomínce.

Uživatel musí najít panel „Informované osoby/týmy“ v detailu kroku.

Zde nalézt konkrétní připomínku, kterou chce prohlédnout, a kliknout na šedé tlačítko „Detail“ v pravé části připomínky.

Nyní bude moct prohlížet detaily připomínky, včetně názvu, popisu, data vytvoření a přiložených souborů.

Úprava termínu kroku a připomínek

V okně Detail kroku v pravé části se nachází panel „Detail kroku“. Téměř na konci seznamu se nachází pole pro deadline (termín) úkolu a připomínky. Nové datum se zadá skrze ikonu kalendáře  uvnitř pole.

Checkbox “Auto. schválit“ uživatel zaškrtne, pokud má být po uplynutí termínu úkol automaticky schválen.

Změna odpovědné osoby / role

V okně Detail kroku je nutné najít v pravé části panel Detail kroku. Na čtvrtém řádku se nachází pole Odpovědná osoba. Odpovědnou osobu lze měnit ikonou lupy  nebo ikonou šipky  vpravo od jména. Vlevo od jména se nachází přepínač. Ikona jedné osoby vyznačuje, že je u kroku přiřazena osoba. Druhá ikona indikuje, že je přiřazena role. Přepínačem lze nastavit, jaká z těchto stran bude přiřazen k úkolu.

Správa informované osoby / role

Veškeré následující akce lze provádět v panelu Informované osoby/týmy v levé části obrazovky detailu kroku.

• Přidání

Přidání informované osoby nebo role lze provést vpravo od nadpisu tomu určenými tlačítky “Přidat osobu“ a “Přidat roli“. Po stisknutí jednoho z tlačítek se zobrazí nové šedé pole v seznamu informovaných stran. Po kliknutí na lupu v poli a nalezení dané osoby/role, kterou je třeba přidat. Uživatel může také psát do pole.  Našeptávač uživateli bude nabízet, které výsledky se shodují se zadaným textem (jméno/email). Po kliknutí na tlačítko „Přidat hromadně“ může uživatel hromadně přiřadit uživatele k úkolu.

• Změna

Osobu a roli uživatel změní pouhou úpravou u cílové strany ikonou lupy a přiřazením nového jména/názvu.

• Smazání

Informovaná strana se smaže ikonou popelnice  v cílovém poli pro smazání.

• Nastavení

Nastavení se otevře vpravo od tlačítek pro přidání informovaných stran . Nastavení obsahuje parametry, jako je odklad připomínek (časový rámec pro vyjádření), a také uživatel může zvolit, od koho budou informované osoby dostávat notifikace.

Po dokončení nastavování základních informací stiskněte zelené tlačítko Pokračovat v pravém horním rohu.

Kopírování cesty k přiřazené složce v DMS

Kopírovat cestu k přiřazené složce lze v panelu “Dokumenty“ v pravé spodní části obrazovky. Zde vlevo nahoře v panelu uživatel vidí danou cestu a vedle ní ikonu pro kopírování. Po kliknutí na ikonu  se daná cesta zkopíruje do schránky v zařízení. Cesta bude ve schránce uložena do doby, kdy uživatel nebude kopírovat něco jiného, nebo nevypnete zařízení.

Zobrazení dalších detailů kroku

• Zobrazení jednotlivých dokumentů v kroku

U každého přímo přiřazeného dokumentu nebo přiřazené složky v panelu “Dokumenty“ lze každou položky prohlédnout díky ikoně oka.

Informovaná osoba / role

Tato část popisuje práci s programem pro informovanou osobu, která může připomínkovat kroky v procesech.

Přidání a správa připomínek

Přidání připomínky

V okně Manažer Workflow v kategorii “Připomínkuji“ je zapotřebí nalézt proces pro připomínkování. Přepínačem uživatel vybere zobrazení mezi všemi kroky a kroky, které doposud nepřipomínkoval. Kliknutím na zelené tlačítko “Připomínkovat“ v pravé části procesu se otevře nové okno.

V okně se nachází detail kroku k připomínkování. První panel vlevo je pro uživatelovi připomínky. Uvidí zde jak své, tak i připomínky od ostatních informovaných stran. Připomínku uživatel přidá kliknutím na tlačítko „Přidat“ nebo “Nová připomínka“ v pravém horním rohu obrazovky. V novém okně vyplní název a popis připomínky. V tomto okně může uživatel zvolit uživatele/role, kterým se odešle notifikace o vytvoření připomínky.

Uživatel potvrdí založení zeleným tlačítkem „Uložit“  ve spodní části obrazovky. Nová připomínka se zobrazí v seznamu připomínek.

V případě, že uživatel nemá připomínku k danému kroku, klikne na combobox vedle tlačítka „Nová připomínka“ a zvolí možnost Připomínka „Bez připomínek“.

Smazání připomínky

Připomínku lze smazat ikonou popelnice  v již zmíněném panelu pro připomínky.

Zobrazení detailu připomínky

Uživatel může otevřít diskusi, kde lze komunikovat s odpovědnou osobou. Tlačítko pro otevření se nachází vlevo od ikony popelnice u dané připomínky.

Diskuse v připomínce

V diskusi lze komunikovat s odpovědnou osobu díky chatovací konverzaci v levé části obrazovky.

Nahrání dokumentu do diskuse

Dokument do diskuse uživatel nahraje ikonou šipky  vlevo od ikony odeslání zprávy v diskusi. Poté se otevře prohlížeč souborů zařízení. Po přiložení stačí zprávu odeslat.

Připojení dokumentu do diskuse

Dokument do diskuse připojí ikonou dokumentu  vlevo od ikony odeslání zprávy v diskusi. Poté se otevře okno souborů DMS. Připojení dokumentu uživatel provede za pomoci ikony plus  a uložením.

Nahrání screenshotu/výstřižku

Screenshot/výstřižek uživatel pořídí klávesovou zkratkou Windows+Shift+S nebo klávesovým tlačítkem „Print Screen“. Do diskuse dále uživatel nahraje klávesovou zkratkou Ctrl+V.

Úprava názvu připomínky

Název připomínky lze upravit přepsáním názvu připomínky.
Po přepsání textu úpravu je nutné akci potvrdit ikonou klávesou „Enter“ nebo kliknutím jinam.

Úprava popisu připomínky

Popis připomínky lze upravit jednoduchým přepsáním pole “Popis připomínky“. Po přepsání textu úpravu je nutné akci potvrdit ikonou klávesou „Enter“ nebo kliknutím jinam.

Export připomínek

Připomínky lze exportovat tlačítkem “Exportovat“ vlevo od tlačítka pro přidání připomínky.

Zobrazení detailu kroku

Detail úkolu

Tento panel se nachází v pravé části obrazovky nahoře. Nachází se tam tyto informace:

• Odpovědná osoba
• Vedoucího procesu
• Termín připomínek
• Termín úkolu

Dokumenty

Tento panel se nachází pod panelem „Popis kroku“. V panelu lze provádět tyto akce:

• Zobrazeni a nahlížení do přiložených dokumentů
• Zkopírování cesty dokumentů přiložených ke kroku

Zobrazení seznamu informovaných osob

Panel Informované osoby/role se nachází vedle panelu „Popis kroku“. V panelu jsou k nalezení všechny informované osoby kroku.

Pokud informovaná osoba již připomínkovala je barevně odlišena.

Pokud má daná informovaná osoba nastavené povinné připomínky, bude u ní ikona chatovací červené bubliny.

Administrátor

Nyní budou popsány možnosti Administrátora v rámci procesu.

Změna vedoucí osoby workflow

Skrze kartu „Přehled“ a zvolení workflow si administrátor klikem myši na bublinu kroku otevře detail kroku.

V tomto detailu v pravé horní části se nachází panel „Detail kroku“. U jména vedoucího procesu se nachází ikona lupy. Po kliknutí na ikonu lupy administrátor může vybrat a dvojklikem potvrdit novou vedoucí osobu procesu.